También conocido como lista de empaque o carga, este documento es una lista con todo lo que vas a exportar, incluido el contenido, el peso y las dimensiones de cada paquete enviado. Toda empresa de logística tiene que saber rellenar a la perfección este tipo de papeles.
Tabla de contenidos
Qué es un Packing list
La lista de empaque es un documento muy importante para cumplir con los procedimientos aduaneros. Se trata de una lista de todas las mercancías importadas o exportadas con los detalles de estas mercancías, por ejemplo, la cantidad, el peso o las dimensiones de los paquetes o bultos.
El Packing List, también llamada lista de carga o lista de empaque, es un documento importante para el envío de mercancías. No sólo facilita el trabajo de las aduanas, sino que también es de gran utilidad para el destinatario de las mercancías y las empresas que participan en su transporte y almacenamiento.
El conocimiento de embarque, un documento importante para el transporte marítimo y aéreo, es uno de los documentos más importantes para el transporte de mercancías.
Una lista de equipaje detallada y precisa es también muy importante para lograr dos objetivos:
Evitar que las mercancías sean bloqueadas en la aduana y que las mercancías de un envío se bloqueen.
Para identificar las mercancías que no pueden entrar en el país de destino. Si se comprueba el packing list de todas las mercancías contenidas en un documento en forma de lista, es más fácil encontrar un artículo cuya importación o exportación puede no estar permitida.
La lista de empaque siempre está vinculada a uno de los documentos más importantes para la aduana y el envío de mercancías, la factura comercial. El Packing List debe indicar el número de la factura a la que está vinculada, para que ambos documentos estén relacionados y se faciliten y agilicen los trámites aduaneros para que la mercancía permanezca en la aduana el menor tiempo posible.
Distintos tipos
Aunque el packing list es un documento que se ajusta a ciertas normas y no es muy variable, las diferencias son notables para los envíos nacionales o internacionales.
Lista de embalaje para envíos nacionales.
Para los envíos dentro de la misma región, la lista de empaque sirve como confirmación de que las mercancías enumeradas en el documento están realmente en tránsito.
Lista de embalaje para envíos internacionales.
La lista de empaque para la exportación debe contener detalles de las mercancías, como el número de serie o el número de lote de cada paquete (para garantizar la trazabilidad).
Para este tipo de lista de empaque de importación/exportación, se debe incluir información adicional en el documento dependiendo de las condiciones de envío (por ejemplo, si el envío es por aire o por mar).
Como rellenar un packing list
Asegurarse de que la información del packing list es correcta y precisa puede parecer trivial, pero es esencial para evitar problemas durante la exportación.
Los errores en la lista de empaquetado pueden causar problemas en la aduana y provocar retrasos o costes adicionales, como el personal y las demoras.
Cuando un envío llega al puerto de origen o de destino, la mercancía se pesa y se mide, y cualquier desviación de la información que figura en la lista de empaquetado puede causar retrasos importantes. Si la aduana encuentra alguna información sospechosa o simplemente incorrecta, el envío será retenido hasta que se verifique la exactitud de la información.
Por lo tanto, a la hora de completar su lista de empaque, asegúrese de rellenarla con precisión y detalle, ya que esto podría significar la diferencia entre que sus mercancías pasen por la aduana rápidamente y semanas de retrasos y altos costes adicionales.
No existe un modelo único ni una lista de embalaje estándar. Todas las listas de empaque son muy similares en cuanto a estructura y datos, pero normalmente cada empresa o exportador crea su propia plantilla de lista de empaque.
Un packing list no es más que una hoja de cálculo en la que deben incluirse los siguientes campos:
- Fecha
- Datos del remitente o del destinatario de la mercancía.
- Datos del destinatario o receptor de la mercancía.
- Dirección de origen y destino del envío de mercancías.
- Número total de paquetes.
- Descripción detallada de cada paquete.
- Peso y volumen de cada paquete.
- Peso y volumen de todos los artículos enviados.
- Número de la factura comercial mencionada
Los demás datos no son obligatorios, pero se recomiendan encarecidamente:
- Código HS, TARIC o Sistema Armonizado.
- En el caso de un envío de contenedor completo o FCL, si el envío consta de varios contenedores, es aconsejable indicar en la carta de porte lo que se ha cargado en cada contenedor. Esto no sólo puede permitir una clara identificación de la carga, sino también facilitar el despacho de aduanas.
- El número de precinto del contenedor, o de cada contenedor individual si hay más de uno, si la lista de empaque se presenta después de la carga en el contenedor.
- El valor de cada paquete y el valor total del paquete.
Ejemplo de lista de empaque
La elaboración de este documento no es complicada y se suele utilizar un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, para crear la lista y rellenar los distintos campos obligatorios y opcionales.
En Internet hay muchas plantillas de Excel que pueden descargarse gratuitamente y utilizarse como modelo para crear una lista de empaquetado rápida y precisa, evitando así la tediosa tarea de crear un documento desde cero.
Con una plantilla de lista de empaque predefinida, es posible evitar los errores más comunes al compilar el documento, como la omisión de un campo obligatorio o de un atributo clave del envío (por ejemplo, el peso del empaque).
Diferencias entre packing list de exportación y de envío doméstico
Aunque se trata del mismo documento, existen algunas diferencias entre un packing list para el transporte nacional o internacional y un packing list para la exportación.
El packing list para la exportación debe contener los datos de contacto del expedidor y del destinatario, los datos de las ventas y compras internacionales, como los envíos, y una descripción muy detallada de los tipos de embalajes y de los materiales utilizados para el embalaje. Dos ejemplos: 1.000 tornillos en 100 cajas de cartón en 10 palés / 1.000 bolsas grandes de polipropileno de aproximadamente 50 kg cada una.
En el caso del transporte internacional, las particularidades del propio transporte hacen que se produzcan desviaciones de la lista de empaquetado para la exportación. En el caso del transporte de mercancías, el remitente y el destinatario de las mismas son la misma persona, por lo que esta información no se registra.
Además, la lista de empaque del envío interno sirve como confirmación del valor. A falta de una factura comercial para el despacho de aduana de las mercancías enviadas, hay que determinar su valor.
El valor de las mercancías del envío debe declararse en total y por separado para cada paquete o tipo de embalaje, por ejemplo, 5 cajas de libros con un valor total de 500 euros.
En conclusión, el packing list es una herramienta esencial para cualquier operación logística. Proporciona una declaración jurada y una información detallada de lo que cada bulto contiene, lo cual es fundamental para poder realizar un inventario preciso y una gestión eficiente de la cadena de suministro.
Este documento no solo es importante para el expedidor, sino también para el destinatario, ya que le permite verificar que los bienes recibidos coincidan con lo que se ha enviado.
Además, el packing list es fundamental para el proceso de despacho aduanero, ya que contiene información crucial para la clasificación de la mercancía. Su importancia radica en la precisión y claridad de la información que contiene, lo que asegura un flujo eficiente de la mercancía a lo largo de la cadena de suministro.
